Výber formy vedenia účtovníctva, ktorá je „ušitá“ pre potreby účtovnej jednotky, prenecháva slovenská právna úprava na jej rozhodnutí. Podnikateľ má možnosť výberu z dvoch foriem – vedenie účtovníctva interne alebo externe – outsourcingovo.

Vedenie účtovníctva interne je zabezpečené „vlastnými silami“, teda ide o prípad kedy podnik zriaďuje samostatné účtovné oddelenie alebo zamestnáva účtovníka v zamestnaneckom pomere. Kľúčovou úlohou tohto variantu vedenia účtovníctva je možnosť zaznamenávať hospodársku činnosť podniku priebežne a priamo na mieste. Účtovník je v úzkom spojení s manažmentom podniku, čo umožňuje podnikateľovi prístup k vždy aktuálnym informáciám z účtovníctva. Na výkon profesie interného účtovníka sú kladené vysoké nároky z hľadiska dostatočnej kvalifikácie a neustáleho vzdelávania, nakoľko oblasť účtovníctva podlieha častým zmenám. Okrem výplaty mesačnej mzdy, odvodov a technického zabezpečenia pracovného miesta sa  aj tento faktor odráža vo výške nákladov, ktoré podnik znáša pri výbere internej formy spracovania účtovníctva. Účtovník sa v priebehu svojej profesijnej praxe stretáva aj s inými než účtovníckymi otázkami, preto je často potrebné využívať aj služby daňových, prípadne právnych poradcov, ktoré stoja spoločnosť nemalé finančné prostriedky.

Outsourcing je chápaný ako dlhodobý vzťah založený na zmluvnom kontrakte s „niekým“ mimo vlastnej organizácie na poskytovanie služieb v jednej alebo vo viacerých oblastiach jej činnosti. Ide o premiestnenie určitých aktivít na externú organizáciu, od ktorej výsledky týchto aktivít nakupuje. Predmetom outsourcingu v podniku sú často vedľajšie, nepriame funkcie ako napríklad výskum, vývoj, právne konzultácie, marketing, stravovanie, ochrana objektov, upratovanie a predovšetkým účtovníctvo. Vo všeobecnosti podnik uprednostňuje outsourcing z dvoch dôvodov:

• ekonomické dôvody – sú zamerané na zníženie nákladov prostredníctvom prenesenia zodpovednosti za niektoré činnosti na externý zdroj;
• strategické dôvody – ušetrenie času na rozvoj ekonomickej činnosti vlastnej firmy a vykonávanie jej činností s menej vlastnými zdrojmi.

Outsourcing vedenia účtovníctva sa najčastejšie týka malých a stredných podnikov, v ktorých tvorba pracovnej pozície účtovníka nezohráva pre podnik životne dôležitú úlohu. Vytvára sa teda priestor na úsporu nákladov. Vzťah medzi externým dodávateľom vedenia účtovníctva a podnikom, ktorý nakupuje jeho služby, je zmluvne upravený. Uzatvorená zmluva by mala čo najdetailnejšie vymedzovať rozsah činnosti, definovať podmienky pre predčasné ukončenie zmluvy a zakomponovať výšku ceny za poskytnuté služby.

Externé vedenie účtovníctva

VÝHODY:

• nižšie náklady v súvislosti so zabezpečením vedenia účtovníctva v prevažne fixných mesačných, štvrťročných alebo polročných faktúrach
• jednému problému sa venuje viacero špecialistov, pričom to nemusí nutne znamenať zvýšenie nákladov podnikateľa
• choroba či dovolenka externého účtovníka činnosť podniku výrazným spôsobom neovplyvní, nakoľko na všetky účtovné otázky môže odpovedať zastupujúci účtovník.

NEVÝHODY:

• nevýhodou outsourcingovej formy spracovania účtovníctva je prístup k podnikovým a účtovným informáciám treťou stranou.

• prístup k informáciám až po ich vyžiadaní, napr. mailom alebo telefonátom.

Interné vedenie účtovníctva

VÝHODY:

• čím je podnikateľská činnosť účtovnej jednotky rozsiahlejšia, o to vyššia je aj frekvencia potreby prístupu k informáciám z účtovníctva jej manažmentom a vrcholovým vedením podniku. Spracovanie účtovníctva interným spôsobom je z hľadiska riadenia zložitých procesov a pri strategickom rozhodovaní výhodnejšie, pretože podnikateľ má dôležité účtovné informácie o aktuálnej finančnej situácii neustále „po ruke“.

NEVÝHODY:

• vyššie náklady na zriadenie pracovného miesta pre účtovníka (nábor a vyhľadávanie vhodných uchádzačov, nákup kancelárskeho nábytok, technické zabezpečenie, pravidelné nákupy kancelárskych potrieb a odbornej literatúry, licencia na účtovný softvér)
• interný účtovník je na akúkoľvek problematiku v oblasti účtovníctva úplne sám, preto sú často vyžadované ešte ďalšie poradenské služby, ktoré znamenajú aj vyššie náklady
• v prípade absencie vnútropodnikového účtovníka sa situácia komplikuje, keďže v podniku sú jeho služby nezastupiteľné.

Každý správny podnikateľ by sa mal zamyslieť nad optimálnym spôsobom vedenia účtovníctva, ktoré je alfou a omegou jeho podnikateľskej činnosti. Obe formy vedenia účtovníctva so sebou prinášajú mnoho výhod i nevýhod. Ak ste si po dôslednom uvážení Vašich možností vybrali externú formu spracovania účtovníctva, neváhajte nás kontaktovať a my Vám pomôžeme.